Sistema de información

Las disposiciones preventivas requieren ser revisadas y mejoradas de forma continua. Para conocer la efectividad de la medidas tomadas y a la vez estar alenta a cualquier cambio en la situación, la empresa necesita la más amplia colaboración.

Para ello es necesario diseña un sistema de información, para canalizar y procesar adecuadamente los datos que se aporten. El artículo 29 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, sobre Obligaciones de los trabajadores en materia de prevención de riesgos, contiene un esquema de un sistema de información útil para los objetivos de mejora continua en las condiciones de trabajo.

1. Corresponde a cada trabajador velar, según sus posibilidades y mediante el cumplimiento de las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia seguridad y salud en el trabajo y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su actividad profesional, a causa de sus actos y omisiones en el trabajo, de conformidad con su formación y las instrucciones del empresario.
    
2. Los trabajadores, con arreglo a su formación y siguiendo las instrucciones del empresario, deberán en particular:

• Usar adecuadamente, de acuerdo con su naturaleza y los riesgos previsibles, las máquinas, aparatos, herramientas, sustancias peligrosas, equipos de transporte y, en general, cualesquiera otros medios con los que desarrollen su actividad.
• Utilizar correctamente los medios y equipos de protección facilitados por el empresario, de acuerdo con las instrucciones recibidas de éste.
• No poner fuera de funcionamiento y utilizar correctamente los dispositivos de seguridad existentes o que se instalen en los medios relacionados con su actividad o en los lugares de trabajo en los que ésta tenga lugar.
• Informar de inmediato a su superior jerárquico directo, y a los trabajadores designados para realizar actividades de protección y de prevención o, en su caso, al servicio de prevención, acerca de cualquier situación que, a su juicio, entrañe, por motivos razonables, un riesgo para la seguridad y la salud de los trabajadores.
• Contribuir al cumplimiento de las obligaciones establecidas por la autoridad competente con el fin de proteger la seguridad y la salud de los trabajadores en el trabajo.
• Cooperar con el empresario para que éste pueda garantizar unas condiciones de trabajo que sean seguras y no entrañen riesgos para la seguridad y la salud de los trabajadores.

Cada trabajador, independientemente de su ubicación en el organigrama de la empresa, deberá permanecer siempre atento a los riesgos de su tarea (para sí o terceros) con el fin de evitar que se transformen en daños.

Esta labor será exigible acorde a la capacidad de cada trabajador. No obstante, ésta irá también evolucionando con el paso del tiempo en la empresa; es decir, se deberá establecer un programa de formación continua, para que las habilidades del trabajador en prevención cada vez sean más amplias.

La comunicación es una herramienta imprescindible para la mejora en seguridad y salud (y en otras esferas de la empresa); se debe prever un sistema que permita un intercambio fluido de inquietudes y soluciones en materia preventiva.

Para ello, es necesario que todos los miembros de la empresa se sientan parte del proceso de mejora preventiva continua y faciliten la comunicación, tanto horizontal como vertical, con canales y medios, consensuados y apropiados.

El soporte recomendable para la comunicación es el escrito. El emisor se debe esforzar en materializar su mensaje de forma coherente y abierta a la lectura e interpretación del receptor; dejando, a su vez, constancia de la existencia del escrito.

Es importante que las personas se sientan implicadas en el sistema de informacion y para ello es fundamental que todos los escritos sean respondidos. Hay que huir de las respuestas estandarizadas y procurar que las mismas sean motivadas y argumentadas. Logrando que el emisor perciba que su escrito ha sido leído, pensado y contestado, se compensará el esfuerzo que realizó para escribirlo.

En las empresas con representación autónoma de los trabajadores (delegados de prevención, comités de seguridad y salud, delegados de personal, comités de empresa, juntas de personal, secciones sindicales), se ha de integrar a esta en el sistema de información, con el doble papel de receptores y emisores.

Estos tienen que tener un protagonismo en el estudio y respuesta de las sugerencias preventivas. Por otra parte, como portavoces de sus representados, tienen también una función de facilitadores, canalizadores, e incentivadores.

Un sistema de información de calidad requiere:

• Una orientación a la mejora de los procesos, a la satisfacción de las necesidades de las y los trabajadores y a responder a sus expectativas.
• La dedicación, el compromiso y la participación de los altos cargos.
• El inicio, desarrollo y mantenimiento de una cultura (conjunto de valores y compromisos) de transparencia, ligada a la mejora permanente.
• Incentivos a la participación, mediante la consideración positiva del proponente.

Desde el punto de vista práctico:

• Diseño de prácticas, herramientas y métodos de administración efectivos: los escritos no pueden "caer en saco roto". Debe transformarse en tema prioritario para ser discutido y elaborado en los órganos operativos correspondientes (p. Ej. Comité de Seguridad y Salud) con el fin de mejorar las condiciones de trabajo.
• Establecer el canal y cuidar la forma y el fondo de la propuesta y la respuesta, de tal modo que cumpla con los requisitos de calidad que se establecen para el resto del sistema productivo y se valore la dedicación y la parte de sí que el trabajador ha invertido en la realización de esa propuesta de mejora.

	INSHT > NTP 561: Sistema de gestión preventiva: procedimiento de comunicación de riesgos y propuestas de mejora